Muchos años trabajando en las empresas para mejorar la eficiencia de sus profesionales (talleres, asesoramientos individuales, revisión de procesos…). La «gestión del tiempo» ha sido una de las mayores demandas y de las más constantes.
Reconozco que al principio no me gustaba esta materia. Trabajábamos los temas más habituales; identificar objetivos, priorizar, aprender a planificar, ladrones del tiempo, eficiencia en reuniones… y muchas herramientas: Toggl, Time track, Evernote, Google Calendar… que se multiplicaban de curso a curso.
Las personas quedaban satisfechas con las formaciones, pero a mi me parecía que nos quedábamos en temas superficiales. Yo misma, aún sabiendo toda esa teoría no siempre identificaba objetivos smart o priorizaba según la matriz de urgente – importante, etc. y no era por falta de conocimiento, sino por algo más profundo.
Me di cuenta de que en la gestión del tiempo el sistema de creencias y valores era central; que todos nuestros errores eran en realidad aciertos de ese sistema mucho más poderoso que protegía lo que a nivel inconsciente cada cuál considera esencial.
Un problema habitual para muchas personas, por ejemplo, era no frenar a los compañeros que venían con una urgencia; el típico «me puedes ayudar con esto» o» es sólo un minuto». Y no importaba que trabajáramos para identificarlos como ladrones del tiempo, ni que contabilizáramos el efecto de estas interrupciones en dinero, ni que aprendiéramos herramientas de asertividad para poner límites. Porque cuando una persona tienen un valor de servicio y ayuda le es imposible dar una negativa a un compañero (o al menos no sin sentir culpa).
Y pasaba lo mismo con las personas con fuertes creencias de excelencia y perfeccionismo; actuar de manera eficiente y soltar el detalle les resultaba una renuncia demasiado grande.
Entonces le di la vuelta a mi concepción sobre como aprender a gestionar de manera eficiente el tiempo, incluso a lo que opinaba sobre el propio concepto de «gestionar el tiempo» ¿es realmente esto posible?
En estos años he ido haciendo algunas reflexiones. Me doy cuenta de que nos hacemos ciertas trampas en el juego de ser y actuar con eficiencia.
Te comparto lo que considero que son los 7 autoengaños que más bloquean nuestra eficiencia.
1. El tiempo no se puede gestionar
Al menos no como hacemos con otros recursos.
Cuando hablamos de la gestión eficiente del tiempo nos referimos a la toma de decisiones consciente orientada a un objetivo.
2. Los ladrones del tiempo no existen
Llamarlos “cronófagos” suena más técnico, pero estamos en las mismas.
Llamarlos así es poner la responsabilidad fuera de mí. La culpa de que no avance en mi lista de tareas es de esta visita inesperada, o de esta compañera que me pide algo urgente.
No son ladrones, no roban a punta de pistola, como mucho invitan, pero la decisión de desviarme de mi tarea es mía.
3. “No tengo tiempo” es una tapadera
Tengo tiempo. 24 horas al día. Si no tengo tiempo para algo es porque estoy priorizando hacer otras cosas. Igual lo que tengo es que revisar mi orden de prioridades.
Imagina diciendo “A no es mi prioridad ahora. Mi prioridad es B”. Yo lo hice una vez con mi hijo y se me acabó la tontería: “Ibai leer contigo no es mi prioridad ahora. Mi prioridad es contestar estos correos”
Así que, la clave: priorizar
4. La clave no es Evernote ni GTD ni Google Calendar…
Todo eso te puede ayudar un montón, pero nada multiplica horas. Busca tu herramienta, cada cual tiene la suya. Una agenda en papel puede ser suficiente, pero, de cualquier forma, aunque pueda resultar frustrante admitirlo, pero hay una segunda clave en la gestión del tiempo tan importante como la primera: “renunciar”.
Todo no cabe.
5. La eficiencia no nos gusta
La eficiencia es para los autómatas. Las personas tenemos valores y creencias que impulsan nuestra vida y que con alta probabilidad están interfiriendo en nuestra eficiencia porque en realidad protegen “algo” que nos es más importante. Y protegerlo sí nos gusta, o más que eso, protegerlo es una necesidad.
Da igual cuantos libros de asertividad te leas, si para ti la ayuda y el compañerismo son valores fundamentales, cuando venga tu compañero a pedirte algo no podrás decirle que no. Y si tu creencia es que “las cosas o se hacen bien o no se hacen”, le darás la enésima vuelta a esos detalles del informe tan importantes.
No queremos ser eficientes por delante de, queremos ser eficientes además de.
Esto que llamamos creencias, valores… son 5. Cada uno impulsa nuestra vida y trabajo en un sentido y a la vez choca con la eficiencia de manera diferente. Estos son:
- Perfeccionismo: «si hago algo lo hago bien»
- Ayuda: «debo ayudar a los demás»
- Esfuerzo: «Los buenos resultados son fruto del esfuerzo»
- Fortaleza: «Hay que conseguirlo como sea»
- Prudencia: «debo tener cuidado y revisarlo todo antes de actuar»
Averigua el tuyo y será más fácil que auto-negocies contigo para aumentar en eficiencia.
6. Cuando no me decido, sí decido
Cuando postergamos una decisión, hemos tomado en realidad una decisión: la inacción, o lo que es lo mismo, mantener la situación actual.
Una amiga estuvo varios años planteándose junto a su pareja si quedarse en Bilbao donde estaba el trabajo y vivía entonces ella o en Madrid donde estaba el trabajo y vivía él.
Decía a menudo aquello de “no nos decidimos”. En una ocasión me atreví a decirle: “Bueno, en realidad lo que sí habéis decidido es vivir separados”. Se acabó, ya no me volvió a hablar del tema. Aceptar que siempre decido algo es una presión adicional (y al hilo de lo anterior, en especial lo es para las personas con valores de prudencia)
7. Procrastinar no va conmigo
Solemos pensar que es algo que, sobre todo, hacen los/as demás. ¿Seguro?. Nos contamos verdaderas películas: Reviso las redes a primera hora para estar el día de noticias y temas importantes, antes de estudiar voy a ordenar en profundidad la mesa para enfocarme mejor…
Cuántas prioridades reales postergadas por haber hecho una larga lista de otras «esenciales» y con la tranquilidad de haber estado en activo, que es al fin y al cabo, la mayor falacia: el éxito tiene que ver con hacer mucho.
Así que si vas a “perder” el tiempo, al menos, disfrútalo. Date una vuelta, toma algo o tírate en el sofá a no hacer nada…
Ser eficiente no siempre es lo importante.